Phần mềm quản lý trung tâm giáo dục đào tạo gồm những gì

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu học tập ngày càng nhiều hơn, đó là lý do mà các trung tâm đào tạo được thành lập rất đa dạng. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo sẽ hỗ trợ cho các trung tâm giải quyết hiệu quả các công đoạn trong quy trình quản lý cơ sở giáo dục của mình. Vậy một phần mềm hữu ích như vậy sẽ có những chức năng như thế não? Hãy cùng đọc qua bài viết để tìm hiểu đầy đủ hơn nhé!

1. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo có chức năng gì?

Khi sử dụng phần mềm điều mà các cơ sở đào tạo quan tâm nhất đó chính là khả năng đáp ứng nhu cầu vận hành và khả năng thích hợp với quy trình hiện tại của các trung tâm. Một phần mềm tối ưu cần phải có các chức năng cơ bản kể đến như:

• Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo giúp quản lý danh sách học viên

Bất kỳ một phần mềm quản lý đào tạo tiêu chuẩn nào cũng cần đáp ứng được nhu cầu quản lý nguồn data học viên, cũng như quản lý thông tin học viên một cách đầy đủ nhất.

Điều này có thể chia ra thành nhiều khía cạnh chức năng khác nhau như: Học viên được nhập lên phần mềm có đơn giản hay không, danh sách học viên hiển thị có hợp lý và tiện thao tác hay không? Các vấn đề về sắp xếp lớp học, khóa học cho học viên có thật sự khoa học?

Các trung tâm thường sẽ quản lý học viên thủ công trên ứng dụng excel, thế nhưng việc sử dụng excel lại chưa thực sự linh hoạt với quy trình quản lý. Để có thể chuyển sang được quản lý trên phần mềm, vấn đề đầu tiên gặp phải đó chính là chuyển khối lượng data học viên rất lớn từ excel sang phần mềm thay vì phải nhập mới từng học viên một.

Chức năng này hiện tại đa số phần mềm quản lý đã có thể đáp ứng tốt, vì ngoài việc nhập mới thông tin học viên, người dùng còn có thể import khối lượng lớn học viên từ file excel lên phần mềm. Đó chính là điểm cộng đầu tiên trong quy trình quản lý.

• Quản lý được thời khóa biểu học viên, sắp xếp lịch học hợp lý

Chức năng hỗ trợ quy trình quản lý tiếp theo đó chính là quản lý thời khóa biểu cho học viên. Thay vì phải ngồi hàng giờ để xếp thời khóa biểu thủ công thì chỉ vài thao tác đơn giản, người dùng đã có thể tạo mới ngay một thời khóa biểu trên phần mềm.

Với giao diện thân thuộc, dễ sử dụng; lịch học được sắp xếp hợp lý theo từng ca học, khóa học, lớp học, phòng học cũng như giáo viên. Điều này có thể giảm thiểu được vấn đề trùng lịch học cho các trung tâm.

Ngoài ra, thời khóa biểu còn hỗ trợ quản lý điểm danh học viên, thống kê điểm danh học viên đầy đủ rõ ràng, cũng như chấm công cho giáo viên theo từng ca học. Chức năng này hỗ trợ vô cùng lớn cho quy trình quản lý của nhiều trung tâm.

• Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chất lượng giúp quản lý được các khoản thu chi học phí

Sự nghiệp giáo dục là của toàn dân, học phí thể hiện một phần sự đóng góp của cha mẹ học sinh nhằm chăm lo cho trường học và đội ngũ giáo viên, tạo điều kiện giảng dạy và học tập của nhà trường tốt hơn. Mỗi trung tâm đào tạo cần phải có chính sách quản lý thu chi 1 cách rõ ràng, minh bạch, để tạo được lòng tin đối với phụ huynh cũng như phục vụ quá trình khai báo với cơ quan nhà nước.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo chất lượng, sẽ giúp bộ phận kế toán quản lý một cách khoa học và chính xác các khoản thu học phí. Hỗ trợ quá trình thu học phí từ học viên, in hóa đơn thanh toán, gửi thông báo đăng ký cho từng phụ huynh…Chính vì vậy mà bất cứ trung tâm đào tạo nào cũng cần chuẩn bị áp dụng cho cơ sở của mình phần mềm quản lý hiệu quả tối ưu nhất.

• Quản lý được các nguồn thu chi nội bộ

Ngoài các khoản thu chính từ học viên, bộ phận kế toán còn sẽ quản lý cả những khoản thu/chi nội bộ. Những khoản thu này trên phần mềm cũng sẽ được áp dụng một cách uyển chuyển để bất cứ người dùng nào cũng có thể quản lý thật dễ dàng. Từ việc tạo các khoản thu/chi, in hóa đơn thu chi, thống kê báo cáo các khoản thu/chi theo ngày, tháng, năm… Các khoản thu/chi sẽ không dễ bị thất thoát hoặc sai lệch bất kỳ số liệu nào.

• Gửi thông báo phí dễ dàng, in được nhiều dạng biểu mẫu thanh toán

Sẽ thật tiện lợi đối với các trung tâm khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, vì phần mềm còn có tích hợp sẵn chức năng gửi thông báo phí cho phụ huynh. Với việc trực tiếp gửi email từ phần mềm ra cho danh sách học viên có sẵn, điều này giúp tiết kiệm thời gian công sức cũng như rút ngắn được quy trình thu/chi học phí.

Trung tâm sẽ không cần phải in ra các dạng biểu mẫu thông báo để gửi cho phụ huynh nữa mà chỉ cần vài thao tác click chuột thì bảng báo phí đã gửi về Email hoặc tin nhắn SMS cho phụ huynh và phụ huynh đã có thể nắm được thông tin học phí một cách đầy đủ nhất..

2. Top những phần mềm quản lý trung tâm đào tạo hiệu quả

Sự hiệu quả của một phần mềm quản lý thể hiện ở chỗ chức năng phần mềm có thể đáp ứng tốt nhu cầu cho người dùng hay không? Đó chính là lý do mà bất kỳ tổ chức phát triển phần mềm nào cũng luôn cần cập nhật công nghệ mới để tối ưu hóa chức năng cho sản phẩm phần mềm của họ.

Một số trung tâm cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất hiện nay có thể kể đến như:

a. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo HALOZEND HTFM

Đứng đầu bảng xếp hạng là phần mềm quản lý học phí Halozend HTFM được phát triển bởi Công Ty Cổ Phần Giải Pháp EPAL. Phần mềm quản lý thu học phí Halozend HTFM nổi bật với những ưu điểm:

• Phát triển riêng cho từng trung tâm đào tạo và trường học.
• Core CMS mạnh mẽ.
• Bản quyền License trọn đời.
• Tính năng độc lập theo yêu cầu.
• Bảo mật cao với Source Guardian USA.
• Dễ dàng sử dụng và mở rộng tính năng.

b. Phần mềm thu học phí Easy Edu

Phần mềm quản lý thu học phí Easy Edu có những ưu điểm như sau:

• Tự động cập nhật các thông tin hóa đơn học phí
• Quản lý và tìm kiếm nhanh hàng nghìn hóa đơn cùng một lúc
• Thông báo thu học phí
• Hệ thống báo cáo tự động, chính xác

c. Phần mềm thu học phí Faceworks

Những ưu điểm nổi bật mà phần mềm quản lý Faceworks đem lại cho người dùng:

• Cập nhật thông tin học phí
• Tính toán học phí
• In biên lai thu học phí
• Thông báo cho học sinh
• Chuyển giao, bảo lưu học phí.

Qua bài viết trên, hi vọng các trung tâm đào tạo có thể hiểu hơn lý do vì sao nên đầu tư phần mềm quản lý trung tâm đào tạo cho cơ sở giáo dục của mình. Ngoài ra, các trung tâm có thể tham khảo trải nghiệm miễn phí 15 ngày phần mềm quản lý HALOZEND HTFM để hiểu hơn các chức năng cần có của một phần mềm quản lý chất lượng. Đăng ký ngay Tại đây.

Xem thêm:

• Phần mềm quản lý Thu học phí
• Phần mềm quản lý Trường đại học có những đặc điểm gì?
• Phần mềm quản lý trung tâm tiếng nhật
• Phần mềm quản lý giáo dục
• Phần mềm quản lý trường mầm non