Phần mềm quản lý Học viên là gì, có nên dùng phần mềm để quản lý Học viên?

Đối với từng cơ sở giáo dục, việc quản lý học viên luôn là vấn đề cốt lõi đáng quan tâm nhất trong quy trình quản lý, vận hành. Áp dụng phần mềm quản lý học viên tốt sẽ giúp trung tâm vận hành hiệu quả, tính toán chuẩn xác được chi phí, cũng như chất lượng của đội ngũ giảng dạy, truyền tải kiến thức, ở đây chính là giáo viên. Trong thời đại công nghệ phát triển, quản lý học viên bằng phần mềm sẽ giúp các trung tâm có được những báo cáo chuẩn xác nhất cho mình. Vậy hãy cũng tìm hiểu một phần mềm quản lý học viên hiệu quả sẽ có những chức năng nào?

1. Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý học viên

• Giải quyết được bài toán vận hành liên kết giữa các bộ phận phòng ban

Một phần mềm quản lý học viên hiệu quả sẽ có phương pháp tốt nhất để giúp các phòng ban vận hành liên kết với nhau. Cụ thể, để một trung tâm hoặc trường học quản lý hiệu quả học viên thì các khoa, ngành phải thống nhất được lịch học, bộ phận kế toán cần kiểm soát hiệu quả các khoản thu/chi… Và tất nhiên mọi hoạt động sẽ được người quản lý theo dõi qua báo cáo một cách chính xác nhất.

• Quản lý học viên theo từng lớp học, khóa học cụ thể giúp người dùng nắm bắt thông tin nhanh chóng

Một lớp học thường sẽ có khoảng 10 – 30 học viên, và tất nhiên khóa học sẽ có rất nhiều lớp học. Quản lý những luồng học viên qua nhiều khóa, nhiều lớp, sẽ không tránh khỏi việc trùng lắp thông tin giữa các học viên. Làm cách nào để người dùng có thể tìm kiếm, nắm bắt thông tin học viên nhanh chóng, tìm kiếm học viên theo từng mã lớp học, mã khóa học là chức năng mà bất cứ phần mềm quản lý học viên hiệu quả nào cũng cần phải đáp ứng tốt.

• Phần mềm quản lý lịch học học viên tránh trùng lắp

Quản lý Thời khóa biểu là một chức năng quan trọng tiếp theo mà phần mềm quản lý học viên cần đáp ứng tốt. Lịch học được sắp xếp học lý theo từng ca học, lớp học, phòng học, môn học, giáo viên… và tất nhiên sẽ không bị trùng lắp thời gian học.

• Quản lý các khoản thu/chi hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý học viên sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán quản lý các khoản thu chi từ: học phí của học viên, đến các khoản chi nội bộ hiệu quả nhất. Phần mềm sẽ tính toán chính xác các khoản chi phí cần thu, in hóa đơn theo các mẫu teamplate có sẵn hoặc lập trình riêng theo yêu cầu của mỗi đơn vị.

• Báo cáo thông kê học viên chính xác, rõ ràng

Người quản lý sẽ có thể theo dõi báo cáo một cách chính xác nhất: như báo cáo học viên mới, đăng ký mới, báo cáo doanh thu, công nợ của đơn vị mình… Chỉ bằng vài cú click chuột thì toàn bộ thông tin đề có thể được kiểm soát trong tầm tay người dùng.

• Phân quyền người dùng khoa học

Hệ thống phần mềm quản lý học viên sẽ cho phép người dùng phân quyền quản lý khoa học nhất. Các bộ phận riêng biệt sẽ được phân chia thao tác cụ thể, và dữ liệu được xem của mỗi tài khoản cũng khác nhau. Chính vì vậy mà vẫn đảm bao được vấn đề bảo mật dữ liệu của trung tâm, trường học.

2. Top những phần mềm quản lý học viên phổ biến nhất hiện nay

a. Phần mềm quản lý học viên Halozend HTFM

Phần mềm đầu tiên được nhắc tới trong top những phần mềm quản lý học viên hiệu quả, đó chính là sản phẩm của công ty Epal Solution: phần mềm quản lý học viên Halozend HTFM. Những ưu điểm vượt trội mà phần mềm HALOZEND HTFM mang lại bao gồm:

• Giao diện thân thiện với người dùng
• Chức năng theo gói đầy đủ phù hợp cho rất nhiều trung tâm trường học.
• Khả năng customize hiệu quả theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Bảo mật cao với Source Guardian USA.
• Dễ dàng sử dụng và mở rộng tính năng.

b. Phần mềm TeacherKit

Đại diện phần mềm tiếp theo đến từ Mỹ, TeacherKid được rất nhiều trung tâm ưa chuộng với những tính năng cơ bản như:

• Giao diện trực quan
• Quản lý lớp học, học sinh, điểm số, xuất báo cáo hệ thống.
• Có khả năng thêm dữ liệu học viên bằng hình ảnh
• Điểm danh học viên qua hình ảnh

c. Phần mềm quản lý học viên MSF

Phần mềm đến từ Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Và Giải Pháp Tương Lai, MSF nổi bật với các tính năng độc đáo như:

• Giúp cơ sở đào tạo tối ưu hóa được nghiệp vụ quản lý học viên
• Quản lý thông tin học sinh, hỗ trợ việc điểm danhvà ghi chú thông tin lớp học.
• Gửi SMS, Email thông báo cho phụ huynh
• Vận hành bằng cấu trúc đa tầng

Qua bài viết giới thiệu về phần mềm quản lý học viên hiệu quả nhất hiện nay, có lẽ đã cung cấp cho các trung tâm kiến thức bổ ích để lựa chọn đầu tư cho mình phần mềm quản lý chất lượng, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu đặt ra. Nếu vẫn còn băn khoăn chưa thế lựa chọn, chúng ta có thể đăng ký dùng thử phần mềm bằng cách click chọn dùng thử phần mềm quản lý học viên 15 ngày miễn phí.

Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý Học viên miễn phí

Xem thêm:

• Phần Mềm Quản Lý Thu Học Phí
• Phần Mềm Quản Lý Trường Đại Học Có Những Đặc Điểm Gì?
• Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Tiếng Nhật
• Phần Mềm Quản Lý Giáo Dục
• Phần Mềm Quản Lý Trường Mầm Non
• Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Đào Tạo